Aby jak najlepiej wykorzystać spotkanie biznesowe, należy je dobrze zorganizować. Oznacza to wyznaczenie jasnych celów i zadań, wybór odpowiedniego miejsca i czasu, stworzenie agendy i zaproszenie odpowiednich osób. Oto kilka wskazówek, jak to wszystko zrobić.
Śledzenie tego, co dzieje się podczas spotkania może być trudne, więc posiadanie jasnego pomysłu na to, co chcesz osiągnąć, pomoże utrzymać wszystko na właściwym torze. Upewnij się, że wiesz, po co w ogóle organizujesz spotkanie – może chcesz uzyskać informację zwrotną na temat nowego produktu lub usługi; może potrzebujesz opinii wszystkich na temat nowego klienta; może jest coś konkretnego, co wymaga omówienia – cokolwiek to jest, upewnij się, że wszyscy od początku rozumieją, po co tam są.
Starannie wybierz miejsce, w którym odbędzie się spotkanie, ponieważ może to wpłynąć na wszystko – od frekwencji po to, jak wydajni są ludzie podczas samego wydarzenia. Jeśli to możliwe, spróbuj zorganizować spotkanie w jednym miejscu, zamiast się przemieszczać – na przykład spotkania biznesowe pod Warszawą w spokojnym miejscu lub innych miastach gdzie oferują takie usługi.
